Budjetin seuraaminen taloprojektissa

Uskallan väittää, että yksi suurimmista ellei jopa suurin omatoimirakentajan stressin lähde on budjetti ja rahankäyttö. Omatoimisuuden määrän kasvaessa kasvaa myös omatoimisesti hallittavien budjettirivien määrä. Muuttovalmiissa talossa merkittävä osa kustannuksista lyödään lukkoon ja talon suunnitteluvaiheessa, mutta omatoimirakentaja (varsinkaan amatööri) ei tiedä etukäteen puoliakaan siitä, mitä tulee maksamaan vaikkapa parvekkeen rakenteet ja vedeneristeet tai esimerkiksi kaikki katon läpiviennit ja kattoturvatuotteet. Nämä pitää yksitellen selvittää sitä mukaa kun hommissa edetään.

Olen tässä blogissa kertonut tähänastisen taloprojektimme kaikki kustannukset jokaista ruuvia ja mutteria myöten, ja aion jatkaa niin loppuun asti. On ehdottomasti jokaisen rakentajan ja bloggaajan oma asia, haluaako budjettia jakaa henkilökohtaisista syistä, mutta olen itse sitä mieltä, että taloprojektien erilaisuuteen on turha vedota syynä siihen ettei budjettia jaa. Luotan blogini lukijoihin tai ylipäätään rakennusprojektiin lähteviin ihmisiin sen verran paljon, että uskon heidän arvioivan lukemaansa kriittisesti, ymmärtävän rakentamisen ja rakennuttamisen hintalapun eron sekä vaikkapa sen, että kaikki talot ovat omanlaisiaan ja että se vaikuttaa kustannuksiin. Meidän talon budjetti paljastuu sitä mukaa kun kokonaisia työvaiheita saadaan toteutettua ja maksettua. Tämä siis oman etumme vuoksi, jottei mahdollinen yläkanttiin arvioitu budjetti alkaisi toteuttamaan itseään. Nyt kylläkin jälkikäteen on osoittautunut, että niitä alakanttiin arvioituja rivejä on ollut enemmän kuin yläkanttiin arvioituja..

Talolla on viimeisen kolmen viikon aikana tapahtunut hyvin vähän. Tämä siksi, että koko perheemme anoppia myöten on ollut jonkinlaisen superviruksen kourissa, ja kun isäntäkin on poissa pelistä, niin talollamme ei ole rakentajaa. Harmittaa kun talo ei etene, mutta ei voi mitään. Ajattelin nyt tässä välissä kirjoittaa meidän budjetin seurantamenetelmistä, jos siitä olisi apua jollekin tulevalle tai nykyisellekin rakentajalle tässä talon rakentamisen satojen tuhansien euroviidakossa. Tietysti tämä on vain yksi tapa seurata talobudjettia, ja se on vahvasti värittynyt omalla persoonallani, joka nauttii kaikista tilastoista, taulukoista, graafeista ja projektinhallinnasta ylipäätään :)

Budjetin muodostaminen

Taustatyötä on tehtävä paljon! Keräsin itse niin monta kustannusarviota suunnitteilla olevasta talostamme kuin ikinä käsiini sain. Joukossa oli mm. rakentaja.fi, suomirakentaa.fi, op.fi ja TaloPeli. Lisäksi otin talteen Rakennustutkimus RTS Oy:n keskimääräisen omakotitalon kustannuslistauksen, joka löytyy ainakin aina rakennusmessuilla jaettavista oppaista. Näistä kustannusarvioista lähdin osa-alue kerrallaan vertailemaan summia, ja yritin löytää niistä jonkinlaisen kultaisen keskitien, ottaen huomioon mitä työvaiheita itse tekisimme ja mihin tulisimme palkkaamaan urakoitsijan. Keskustelimme budjetista myös vastaavan mestarimme kanssa, ja saimme vinkkejä eri osa-alueiden kustannuksiin kaikilta tutuilta, jotka ovat rakennusalalla tai rakentaneet itse oman talon. Tuloksena oli tämänkin jälkeen hyvin karkea versio budjetista, jota on jouduttu moneen otteeseen muokkaamaan, kun tietoa karttuu lisää. Nykyinen budjettilistaus on ainakin tuplaten pidempi alkuperäistä, mutta onneksi käytettävissä oleva rahasumma rakenteilla olevaan taloomme on kokonaisuudessaan ollut jokseenkin realistinen, noin 1750 €/huoneistoalaneliö.

Budjettitaulukko pilvipalveluun

Ei riitä kahden käden sormet laskemaan, kuinka usein budjettia on tarvinnut päästä katsomaan "tien päällä". Esimerkiksi rautakaupassa käydessä voi ohimennen nähdä jotakin kiinnostavaa, mutta ostopäätöksen tekemiseen tarvitaan aina tieto siitä, sopiiko se budjettiin. On ollut myös tärkeää voida lisätä budjettiin uusia asioita, mikäli niitä tulee ilmi yllättävissä tilanteissa tai keskusteluissa. Näin on voinut varmistaa, ettei asia pääse välissä unohtumaan. Itse käytän Google sheetsiä tietokoneella ja kännykällä. Budjettitiedoston on voinut myös jakaa isännän kanssa, joskin myöhemmin ollaan huomattu, että parempi kun se on vain minun nähtävänäni (isännällä on taipumusta alkaa stressaamaan joka kerta taulukon nähtyään..). Google sheets toimii joskus vähän kömpelösti, minkä vuoksi silloin tällöin lataan tiedoston koneelleni ja tarkistan mm. että kaikki laskukaavat ovat kunnossa ettemme tee päätöksiä virheellisten summien perusteella. Uusi taulukko uudella päivämäärällä pitää vain muistaa ladata takaisin pilveen.

 

Budjettitaulukon olen muodostanut siten, että ensimmäisellä välilehdellä on koko budjetti kaikkine osa-alueineen ja riveineen. Yläpuolella olevasta kuvasta olen poistanut tätä demonstraatiota varten vielä auki olevat budjettirivien luvut, mutta tietysti tästä näkymästä pystyy heti selaamaan paljonko mihinkin asiaan on varattu rahaa. Vieressä on toteutuneiden summien sarake, ja kolmas sarake laskee niiden erotuksen eli ollaanko plussalla vai miinuksella. Värjään lopuksi vihreällä sellaiset rivit, joiden ainakin pitäisi olla kokonaan toteutuneet ja maksetut. Niihinkin on tosin joskus joutunut lisäämään jälkikäteen yllätyskuluja. Vihreän värin määrää silmäilemällä saa nopeasti kokonaiskuvan, kuinka suuri osa budjetista on jo toteutunutta ja kuinka suuri osa avointa. Tällä hetkellä reilusti yli puolet riveistä on jo valmiita. Valitettavasti punaista väriä tulos-rivillä on ollut enemmän kuin vihreää ja kokonaisbudjetti on miinuksella noin 1500 euroa. Taulukon vasemmalla puolen on myös muistiinpanoja siitä, onko työvaihetta ollut tekemässä urakoitsija, me itse vai molemmat.

Toisella välilehdellä on tiivistetympi kooste budjetista, eli  osa-alueiden yksittäiset rivit on piilotettu. Koko osa-alueen rivin voi muuttaa vihreäksi sitten kun kaikki sen alla olevat palaset ovat toteutuneet. Tästä taulukosta huomaa, että vaikka suuri osa budjetista on edellisellä välilehdellä vihreällä, monella osa-alueella on silti vielä jotain keskeneräistäkin kun koko osa-alue ei ole valmis.

Jokainen kuitti talteen!

Talobudjetin seurannan ihan tärkein kulmakivi on se, että kaikki kuitit ja maksut otetaan talteen ja kirjataan ylös. Moni budjetin seuranta ehkä kompastuu siihen, että ajatellaan ettei kaikilla yksittäisillä muutaman euron tai kympin rautakauppaostoksilla ole suurta merkitystä, mutta niistä kertyy suuria summia! Enpä olisi alussa uskonut, että meillä on tähän asti mennyt 2000 euroa työmaatarvikkeisiin ja käyttöaineisin, kuten maalarinteippeihin, ritsilankaan ja väriin, jätesäkkeihin, tusseihin, hengityssuojaimiin, työmaavaloihin, jakkaroihin jne. Lista on pitkä. Jotkut saattavat kerätä kaikki kuitit talteen, mutta kirjata niistä suuren osan ryhmään "sekalaiset", joka ei sitten jälkikäteen kerrokaan juuri mitään siitä, mihin se raha on mennyt.

Meillä isäntä on hyvin oppinut tähän kuittien keräämiseen. Hän laittaa ne aina ostoksilta tultuaan ensin pakettiauton kojelaudan päällä olevaan paperinpidikkeeseen, ja sitten tuo nippuina kotiin. Väliaikaisen vuokrakämppämme eteisen pöydällä on pino tai muovitasku, johon kuitit kerääntyvät. Mikäli laskut tulevat sähköpostiin, ne tulostetaan tuohon samaan pinoon maksamisen jälkeen, ja mikäli laskuja maksetaan netissä, isäntä kirjoittaa niiden summat ylös paperille ja lähettää paperista minulle kuvan kännykällä. Tuosta pinosta ja valokuvista eteenpäin kuitit ja summat ovat minun vastuullani.

Budjettitiedoston kolmannella välilehdellä on Kaikki kustannukset -listaus, joka on käytännössä lista kaikista kuiteista ja maksueristä. Tämä listaus on blogistakin tuttu Rahanmenoa -välilehdeltä. Tähän listaan laitan jokaisen kuitin rahasummineen, sisältöineen ja ostopaikkoineen. Kuiteista katson tietysti päivämäärät ja yritän laittaa ne aikajärjestykseen. Kuitista katson myös, ettei siinä ole mitään rakentamiseen kuulumatonta, kuten tuossa Bauhausin kuitissa. Ostimme nimittäin joulukynttelikön lamppuja samalla reissulla, enkä halua niitä rakennusbudjettiin mukaan. Yleensä kun isäntä on käynyt yksin rautakaupassa, kuiteissa on vähennettävänä ainakin Pätkis minibites -pussi, jotain limpparia tai suklaapatukoita kassan vierestä, mutta se sallittakoon ;)

Merkitsen tämän jälkeen kuittiin B+ merkiksi siitä, että se on lisätty tiedostoon, ja laitan kuitin kansioon muiden taloprojektin kuittien joukkoon, jälleen aikajärjestyksessä. Kaikkien kustannuksien listasta näkee kuukausittain käytetyn rahasumman sekä tähän mennessä käytetyn kokonaissumman. Kaavat täytyy tästäkin tarkistaa säännöllisesti.

Kuittien ja menoerien lisääminen kaikkien kustannusten listaan

Kun kuitti on lisätty kaikkien kustannuksien listaan, se pitää pilkkoa oikeisiin osa-alueisiin. Yhdellä ostoskerralla saatetaan ostaa tarvikkeita useaan tarkoitukseen, ja haluan että budjettien osa-alueet pysyvät järjestyksessä. Budjettitiedostossa on kaikille budjetin osa-alueille oma välilehti, joka on värikoodattu. Kunkin kustannuserän rivi värjätään sen osa-alueen värillä, mitä siinä on ollut rahamääräisesti eniten. Näin osaan etsiä rahasummia oikeasta paikasta, jos niitä on vaikkapa tarvetta jäljittää ja tarkastaa myöhemmin.

Jokaisen osa-alueen välilehdellä on tehty valmiiksi laatikot kaikkia budjetin rivejä varten. Laatikoissa on laskukaavat, jotta yhteissumma tulee näkyviin ja siirtyy myös ensimmäiselle välilehdelle budjettiin. Siten voidaan nähdä reaaliajassa, paljonko mihinkin budjetin riviin on jo kulunut rahaa. Tuosta Bauhausin kuitista laitoin pyyhekuivaimen kodinkoneet ja laitteet -välilehdelle, ovien vääntönupit ovet ja ikkunat -välilehdelle ja poranterät rakennuttaminen -välilehdelle. Lopuksi tarkistan vielä, että hajottamistani summista tulee yhteensä oikea summa, ettei summat muutu matkalla.

Yhden menoerän jaotteleminen eri välilehdille

Välilehdille kerätään omiin laatikoihinsa kustannuksia niin kauan kuin työvaihe on valmis. Kun sitten arvellaan, ettei kustannuksia enää k.o. asiaan synny, voidaan kokonaisbudjetissa värjätä kyseinen rivi vihreäksi ja lisätä tulos-sarakkeeseen kaava, joka kertoo mentiinkö budjetissa pakkasen puolelle. Budjettitaulukko on koostettu niin, että se laskee jokaisen osa-alueen kokonaistulokset yhteen ja kertoo lopuksi, missä koko budjetin suhteen mennään. Alla olevasta kuvasta on joitakin tyhjiä budjettirivejä leikattu pois, kun kuvasta tuli niin hirvittävän pitkä. Budjetti -välilehdellä nuo kaikki rivit näkyvät. Vielä pitäisi päivittää kyseinen sivusto blogissakin. Yritän parhaani mukaan pitää sen ajan tasalla, mutta summia vilisee välillä silmissä niin paljon, ettei meinaa pysyä kärryillä.

Nyt kun budjettitaulukko on ajan tasalla, niin täytyy vielä tarkastella kokonaistilannetta. Laskeskelen aina silloin tällöin, onko talo edennyt sen mukaisesti kuin rahaa on kaikkiaan mennyt. Tällä hetkellä tilanne on seuraavanlainen:

Talon etenemisen seurantaan tarvitaan jonkinlainen valmiusastetaulukko. Kokonaisuutena taloprojekti on niin monitahoinen, että on mahdoton sanoa absoluuttisesti, miten pitkällä se on, mutta erilaiset pankkien valmiusastetodistukset ja vastaavien mestarien käyttämät taulukot antavat osviittaa talon etenemisestä. Olen paria tällaista yhdistellen tehnyt itselleni seurantataulukon, jota täytän säännöllisesti. Näin jää myös mukava dokumentti siitä, miten taloprojekti eteni.

Ensimmäinen eli sininen sarake on "lomake" johon omaa taloprojektia vertaan. Jälleen värjään vihreäksi kokonaan valmiin työvaiheen, ja sitä vähemmän edenneet työvaiheet arvioin yhden desimaalin tarkkuudella. Yleensä minulla on myös liilalla värillä korostettuna niitä työvaiheita, jotka todennäköisesti seuraavaksi kohottavat prosenttimääräänsä sekä tumman harmaalla sellaiset asiat, jotka etenevät vasta muuton jälkeen, mutta otin ne tästä selvyyden vuoksi pois. Toisiksi viimeisestä sarakkeesta näkee tämän hetken tilanteen, eli että talo on noin 70,9 % valmiudessa. Kun huomaa, että budjetista on kuitenkin käytetty 76 %, alkaa vähän kurkkua kiristämään. Sen vuoksi olen lisännyt vielä yhden sarakkeen, johon voin laittaa ne prosenttiosuudet, jotka on jo etukäteen maksettu, mutta eivät ole vielä asennettu ja näy siksi valmiusasteessa. Näitä meillä on esimerkiksi portaat, joista on varausmaksu sisällä, piippu ja takka, jotka on toimitettu ja maksettu muttei asennettu, suihkut ja yksi hana, sekä iv-putket, jotka on jo ostettuna mutta ei asennettuna. Mikäli kaikki maksetut olisivat myös asennettu, valmiusaste olisi noin 75,5 %, joka on suurinpiirtein käytetyn rahasumman mukainen. Taas nukun yöni levollisesti!

Keskellä yötä sitten heräsin kuitenkin ja muistelin, että autokin kävi juuri "touhutonnin" verran korjaamolla, kun etupään jousiin tuli jotain vikaa ja nokka laahasi maata pari päivää, ja vakuutusmaksuja maksettiin hirveä summa. Haluan siis vielä tarkistaa, että meillä on rahaa viedä tämä taloprojekti maaliin asti. Sen pystyy laskemaan helposti. Kun kaikki talon kustannukset on listattu huolellisesti, lisään tuohon jo taloon käytettyyn summaan tilillä näkyvän rahasumman ja sen summan, mikä meille myönnetystä lainasta on vielä nostettavissa. Lopputulos kertoo, miten paljon talon pitäisi tulla maksamaan, että täytyisi jo alkaa myymään omia vaatteita päältään.

Nyt sitten saa uteliaimmat miettiä, olivatko nämä kuviteltuja vai todellisia summia, ja paljonko sitä lainaa oli alunperin myönnetty ja nostettu tähän mennessä :) Budjetti on joka tapauksessa meillä tässä kohtaa ihan hyvällä mallilla, vaikka näyttäisi siltä että se vähän tulee ylittymään. Tsemppiä muillekin raksaajille budjetin seurantaan!